LA CIRCULAR , DANILO FLOREZ

¿QUE ES?

Es un documento que dirige una autoridad a todos o parte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o diferentes asuntos internos para que cumplan a cabalidad el tema o mensaje interesa a todos los integrantes de una dependencia.

PARTES DE UNA CIRCULAR

• NUMERACIÓN: Al igual que el oficio; la primera parte se escribe con mayúsculas, es decir, la palabra circular, seguida del número, separada por una línea oblicua, luego las siglas con letras mayúsculas, el cargo de la persona que lo remite, un guion y las siglas de la institución o empresa que dirige la circular, separada por una línea oblicua y por ultimo el año en curso.
• FECHA: Se escribe el lugar, el día, el mes y el año en curso.
• DESTINATARIO: Generalmente o casi siempre estará dirigido al conjunto de personas interesadas en el documento puede dirigirse

                  →Al personal de la empresa:

                               → Estimado colegas:

• CUADRO DE TEXTO: Es la parte donde se explica detalladamente el mensaje, lo que se quiere decir; puede estar integrado por varios párrafos, y para mayor orden enumerar cada párrafo.
• DESPEDIDA: Esta parte es muy simple y a veces se usa solo una palabra. Ejemplo: “ATENTEMENTE”.
• FIRMA Y CARGO: La firma es la rubrica a mano, como se acostumbra a firmar en toda documentación; debajo de la firma se coloca el nombre completo del firmante y luego el cargo o grado de jerarquía que posee.                                                                                                           

EJEMPLO DE UNA CIRCULAR:

 

EL ACTA

¿QUE ES?

Un acta es un documento cuyo propósito es dejar constancia escrita de lo tratado Y acordado en una reunión y de los acuerdos alcanzados. La redacción del acta corre a cargo de una persona que actúa como secretario de la reunión.

PARTES DE UN ACTA:

• Membrete: Nombre de la empresa, dirección, teléfono, NIT, fax, correo electrónico, página web, logotipo.
• Título: Es el nombre de la reunión.
• Número: Toda acta debe llevar un número de reunión, para llevar el control.
• Fecha: Lugar, día, mes y año en que se elabora el acta.
• Hora: Se debe registrar la hora de inicio y la hora de terminación de la reunión.
• Lugar: Es el sitio donde se llevó a cabo la reunión.
• Asistentes: Se debe registrar las personas que asistieron a la reunión, cada uno con su cargo y en su orden de importancia.
• Ausentes: Se registran aquellas personas que fueron convocadas a las reunión y no asistieron.
• Orden del día: Se registran los temas a tratar en la reunión en orden de importancia.
• Desarrollo: Se toma punto por punto del orden del día y se toma nota de quienes participaron y a que acuerdo se llegó.
• Convocatoria: aquí se registra la fecha y la hora de la próxima reunión si es necesario.
• Firmas: Todos los asistentes deben firmar el acta, debe llevar el nombre completo, cargo y firma en su respectivo orden de importancia.

EJEMPLO DE ACTA

LA CONSTANCIA, DIEGO GONZALES

¿QUE ES?

Una constancia es un documento en el que se hace constar algún hecho, en ocasiones de modo autentico o fehaciente. Es un documento en la cual como su nombre lo dice se hace constar un hecho transitorio de menor importancia o que se encuentra en actividades en plena realización.

PARTES DE UNA CONSTANCIA

• Membrete: generalmente viene impreso en el papel. Ocupa la parte más alta del documento, usualmente en el ángulo superior izquierdo.
• Titulo del documento: se refiere expresamente a la palabra constancia, la cual se escribirá en letra mayúsculas y debidamente centrada a unos 5 espacios del membrete.
• Texto: es el escrito de datos importantes, que narran la acción o efecto de un hecho realizado por la persona ejecutora.
• Lugar y fecha: en esta parte se escribe nombre de la localidad donde se expide la constancia y a continuación la fecha escrita en letras.
• La firma: comprende el nombre con apellido y cargo que ocupa la persona que suscribe el documento.
• El sello: impresión que se estampa en el documento

EJEMPLO DE UNA CONSTANCIA

EL MEMORANDO, GUSTAVO EDUARDO CHAVEZ

¿QUE ES?

Es la forma de comunicación interna mas utilizada, se utiliza para evitar la alteración de instrucciones y procedimientos entre las diferentes oficinas de una misma empresa o para comunicarse entre el jefe y sus subalternos. el memorando debe ser: brevedad, claridad, precisión y cortesía. 

PARTES DEL MEMORANDO

• Encabezado: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla.
• Memorando: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla.
• Código: Después de 2 tambulaciones, consignar los números que identifican la dependencia productora.
• Ciudad y Fecha: Seguidos de 2 tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y fecha.
• Datos del Destinatario: Después de 2 tabulaciones, se debe escribir en mayúsculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando. En la línea siguiente escribir el cargo.
• De: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la dependencia productora.
• Asunto: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de 2 tabulaciones, debe expresarse en máximo de 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.
• Texto: Se escribe a una linea entre renglones y a dos entre párrafos. se debe redactar el texto en forma clara,breve, directa, sencilla y cortes; se debe omitir temas personales e ir directo al tema de el q trata el memorando 
• Despedida: tiene que ser cordial. 
• El Remitente.
• Anexo.
• Transcriptor.

EJEMPLO DE MEMORANDO